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La capacité de mener une bonne réunion est largement considérée comme la marque d'un leader compétent. Les réunions sont des forums importants pour la communication et l’élaboration d’objectifs et de stratégies permettant à une organisation de progresser. Lorsqu'ils sont conçus et conduits correctement, ils favorisent la compréhension et la coopération et jettent les bases d'un travail d'équipe productif et satisfaisant. Cependant, malheureusement, de nombreuses réunions sont une perte de temps inutile qui aboutit à moins d'action et plus de frustration.

Je facilite les réunions pour une vie, principalement la planification stratégique, au sein d'organisations à but lucratif ou non, et je pense qu'une partie de la raison pour laquelle j'ai choisi cette voie est que j'ai été forcé d'assister à de nombreuses réunions une énorme perte de temps que des années plus tard, les mauvais souvenirs continuent de me hanter.

Respectueusement, j’offre des suggestions sur la manière d’organiser des réunions qui vous feront bien paraître, de la préparation de la réunion à votre déclaration liminaire et à l’ajournement.

I. Créer un agenda

Les participants veulent savoir à quoi s'attendre et comprennent pourquoi ils ont été invités à y assister.

II. Organisez une date, une heure et un lieu convenables

Envoyez un email et proposez deux ou trois dates et heures de réunion possibles. S'il y a des personnes sur votre liste d'invités qui doivent être présentes, effacez d'abord les dates avec elles, puis invitez un cercle plus large.

III. Réserver une salle de réunion et du matériel audiovisuel

Il est conseillé de vérifier d'abord la disponibilité du lieu de réunion préféré avant de confirmer les détails. Ensuite, réservez rapidement la salle et le matériel audiovisuel que vous utiliserez (écran, microphone, podium, écran LCD pour Power Point, etc.).

IV Inviter uniquement les parties prenantes

Les participants veulent avoir le sentiment que leur présence à la réunion est cruciale pour l’élaboration d’une résolution. Soyez sélectif dans qui vous incluez; la plupart des réunions ne doivent pas être des forums ouverts. Invitez les parties prenantes – ceux qui se soucient de l'issue de la question en discussion et qui sont disposés et capables de contribuer à sa résolution. Si de la nourriture sera servie, passez la commande en vous basant sur les réponses initiales.

V. Envoyez un rappel de réunion, joignez l'ordre du jour et les documents à distribuer

Deux ou trois jours avant la réunion, envoyez un rappel et joignez l'ordre du jour et les documents de la réunion. Juste avant d'envoyer le rappel, confirmez que tout le matériel et les fournitures de la réunion seront dans la salle. Confirmez le nombre de RSVP pour la nourriture.

VI. Vérifier que l'équipement audiovisuel fonctionne

Le matériel audiovisuel aime mal fonctionner. Le jour de la réunion, arrivez 45 à 60 minutes à l’avance et faites un essai. Votre mission est de faciliter la transition de l'arrivée des participants au début de la réunion.

VII. Apportez des copies papier de l'ordre du jour et des documents à distribuer

Très peu de personnes imprimeront les documents de la réunion et les apporteront avec eux.

VIII. Commencer à l'heure

Soyez respectueux du temps du participant. Commencer 5 minutes en retard est correct, commencez plus tôt si tous sont arrivés.

IX. Mot de bienvenue et énoncé de but

Remerciez tout le monde d'avoir pris le temps d'y assister, puis expliquez ce que la réunion contribuera à atteindre. Gardez la déclaration de but simple, idéalement quelque chose qui peut être énoncé en deux ou trois phrases, en tête.

X. Encourager la participation

Donner de bonnes idées, c’est la raison d’être des réunions: capitaliser sur la créativité, la débrouillardise et l’ingéniosité que la synergie de groupe peut produire.

XI. Désamorcer les agitateurs et les pirates de l'air

Les porcs de rencontre doivent être découragés. Il se peut qu'il y ait quelqu'un dans la salle (hélas, peut-être un allié) qui soit génial pour sortir la réunion de son ordre du jour et la traîner dans les mauvaises herbes pour discuter de sujets qui pourraient en valoir la peine, mais qui seraient mieux discutés dans un autre lieu. Si cela se produit, remerciez la personne qui l’a évoquée, car elle est probablement liée au sujet principal, mais indiquez que le temps doit être consacré à l’ordre du jour et que d’autres questions bénéficieraient d’une discussion lors d’une autre réunion.

XII. Résumer et se terminer à l'heure

Dans la mesure du possible, terminez la réunion à l’heure prévue et à l’avance, c’est mieux. Surtout, atteindre les objectifs de la réunion. Examinez et confirmez toutes les actions et responsabilités individuelles ou d'équipe. Dans la semaine qui suit, envoyez le procès-verbal de la réunion à tous les participants (et éventuellement à un supérieur hiérarchique qui devrait être tenu au courant), en prenant soin de mettre tous les accords et les horaires par écrit.

Merci d'avoir lu,

Kim

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