Zen style » Blog » Les secrets de la systématisation pour renforcer votre entreprise

Si vous êtes en affaires depuis un certain temps, vous avez probablement entendu parler de systèmes. Alors, qu'est-ce qu'un système et pourquoi devriez-vous incorporer des systèmes dans votre entreprise? Dans cette série d'articles, je vais me concentrer sur ce que sont les systèmes, donner des exemples et énumérer quelques points clés à connaître lors de l'intégration de systèmes dans votre entreprise.

La première chose à noter est qu'il existe de nombreuses statistiques sur les "franchises" et sur ce que j'appelle les établissements "Mom and Pop". J'ai tout entendu des franchises qui ont survécu deux fois plus souvent aux entreprises Mom et Pop; aux statistiques qui déclarent que 95% des franchises survivent contre 5% des mères et des pop. Quelle que soit la statistique à laquelle vous croyez, l'analyse finale est la suivante: les franchises survivent, dépassent et surpassent la plupart des établissements Mom and Pop.

La principale différence est oui. systèmes. Les systèmes font non seulement une différence dans la manière dont les tâches et les tâches sont exécutées, mais modifient en quelque sorte la culture et la façon dont les gens pensent dans l'organisation. Les systèmes ajoutent également un niveau de transparence à l’organisation au fur et à mesure que des indicateurs clés du succès de l’entreprise sont suivis et rapportés. Un grand avantage dans les organisations basées sur le système est que la performance d’une entreprise n’est pas basée sur la superstar que vous avez en train de travailler et qui semble avoir une longueur d’avance sur les autres.

Pour illustrer cela, voyons un exemple utilisant un chef de cuisine qui prépare un spécial déjeuner.

Mom and Pop: Joe Chef est un chef très expérimenté qui a appris de plusieurs chefs au cours de sa longue carrière. Aujourd'hui, il prépare un plat de pâtes. Joe remplit une casserole avec de l'eau, y ajoute du sel et attend qu'elle bouillonne. Il coupe des carottes, des pommes de terre et d'autres légumes et les met de côté. Dans une poêle, il commence à faire sauter du poulet et en prend une pincée, une pincée, etc. Il a déjà préparé ce plat et continue d'ajouter des ingrédients jusqu'à ce qu'il goûte à sa guise. Il ajoute ensuite les légumes. Une fois que l'eau bout, Joe jette une poignée de nouilles, encore une fois, par sensation. Il teste les nouilles après un certain temps pour vérifier si elles sont à son goût. Une fois que tout est terminé, il met tout en place, met de côté tout extra et envoie la plaque au client. Oh oui, n'oublions pas la dégustation pour nous assurer qu'elle est à la hauteur de ses attentes. Alors qu'est-ce qui ne va pas avec ça? Rien de bien si vous avez une poignée de clients et que vous êtes fier du fait que chaque repas est légèrement différent du précédent et que le coût de la nourriture est une préoccupation secondaire.

Franchise (cuisine systématisée): Amanda travaille pour ce restaurant depuis un peu moins d'un an. Amanda remplit une casserole jusqu'à la ligne présélectionnée (casserole clairement indiquée) et la place sur le poêle à une température prédéfinie (voir le tableau de référence sur le poêle). Une fois que l'eau bout, elle ajoute les nouilles et appuie sur une minuterie. Elle sait que les nouilles seront parfaites une fois que cela se sera écoulé. Dans une poêle préchauffée, Amanda introduit un morceau de poulet pesé et pesé, verse sur l'emballage de saveur (sélection d'épices préparée à l'avance), ajoute le récipient contenant les légumes coupés et préparés, recouvre la poêle et appuie sur le minuteur. . Une fois que tout est terminé, elle rassemble tous les éléments et envoie la plaque au client.

Alors quelle est la grande différence? Amanda n'a pas à vérifier en permanence l'avancement du repas en cours de préparation. Elle peut travailler sur plus de repas en attendant la minuterie. De plus, un chef junior peut faire tout le travail de préparation à l'avance pendant les périodes creuses, ce qui réduit les coûts.

Ces deux scénarios illustrent certains points clés de la systématisation. Premièrement, les artistes ordinaires (Amanda) produisent des résultats de qualité. Deuxièmement, la qualité est cohérente car les variables sont contrôlées (avec des énoncés tels que la ligne de remplissage au niveau du pot). Troisièmement (et enfin), le fait de préparer tous les ingrédients à l’avance (comme le mélange d’épices et les portions pondérées) libère la plus grande ressource, le temps, ce qui permet d’accomplir d’autres tâches. Ainsi, en dernière analyse, une entreprise systématisée est une entreprise plus efficace; les résultats sont plus cohérents et, en tant que propriétaire, il est plus facile de concentrer les efforts sur la croissance de l'entreprise plutôt que sur la gestion des opérations quotidiennes.

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