Zen style » Blog » Abstraction de bail à la précision Six Sigma

Abstraction de bail est le processus qui consiste à lire et à interpréter un document de bail, puis à résumer les termes dans un formulaire appelé résumé du bail. Ces points de données peuvent ensuite être systématisés dans un référentiel de données central appelé base de données de propriétés ou encore appelé base de données d'administration de baux.

La base de données ne dépend que de l'exactitude des données saisies. Mes conclusions dans le passé sont que les bases de données de la plupart des entreprises contiennent des erreurs importantes, ce qui les expose à un risque de manquer des dates critiques telles que les options de renouvellement de bail ou les options de résiliation. Le résultat final peut être des pertes financières ou la mise en péril des activités de l'entreprise. Par exemple, une société de technologie mondiale opérant au Royaume-Uni a raté une option de rupture de contrat de location qui lui a coûté plus de 700 000 livres sterling (1,1 million de dollars).

Méthodologies d'abstraction communes

Comme la plupart des organisations immobilières d'entreprise utilisent des courtiers, des administrateurs de baux internes ou des prestataires de services spécialisés pour effectuer des souscriptions de baux, il est intéressant de discuter des avantages et des inconvénients de chacune de ces méthodes:

Abstraction de bail effectuée par des courtiers immobiliers: L'immobilier est une entreprise «locale» et de nombreuses entreprises font appel à des sociétés de courtage pour les aider à choisir leurs sites et à effectuer leurs transactions immobilières. Les courtiers étant au courant des normes locales en matière de bail, une méthode courante consiste à demander au courtier de procéder également à l'abstraction du contrat de location après la réalisation de la transaction immobilière.

Bien que les courtiers soient généralement familiarisés avec les pratiques locales et les formulaires de bail, l'expérience a montré que les résumés préparés par les courtiers ne sont pas toujours complets. Mon expérience est que les résumés de contrats de location produits par les courtiers ont une précision moyenne de 82%. Il est également intéressant de noter que les courtiers documentent parfois le résultat «prévu» de la transaction de location et non les obligations légales réelles indiquées dans le contrat de location.

Abstraction réalisée par le personnel de bureau de l'organisation immobilière: Un processus normal pour la plupart des sociétés ayant un groupe d'administration de bail consiste à faire en sorte que les administrateurs de bail procèdent à l'abstraction de bail. Il s'agit d'une bonne méthodologie lorsque les administrateurs de baux ont une formation de parajuriste, ont été formés et testés pour déterminer la précision des prélèvements. Toutefois, l'expérience a montré qu'il faut au moins quatre semaines de formation à temps plein aux abstractionistes en location pour atteindre une précision de 96% – il existe donc une courbe de formation importante. En outre, la plupart des groupes immobiliers n’ont pas de processus d’examen permettant de détecter les erreurs d’abstraction et il existe un risque important de manquer des dates et des options critiques.

Abstraction effectuée par les fournisseurs de services: Les entreprises qui font appel à des spécialistes externes pour réaliser des souscriptions de contrats de location obtiennent généralement les niveaux de précision les plus élevés au moindre coût. Le personnel du fournisseur de services est souvent composé de professionnels du droit ayant reçu une formation et des tests supplémentaires pour garantir la précision des prélèvements – et disposant des connaissances nécessaires pour mettre en cause les dispositions inhabituelles en matière de location. Ils effectuent des souscriptions à bail à temps plein et opèrent souvent dans un environnement de type production. Les meilleurs fournisseurs de services disposent de plusieurs mesures en cours de processus et produisent des niveaux très élevés de précision d'abstraction.

Trois étapes pour l'abstraction de la sigma

La plupart des organisations immobilières d'entreprise choisissent généralement entre ces trois méthodologies, mais j'estime que l'exactitude du portefeuille ne peut être obtenue qu'en utilisant la combinaison de courtiers, d'externalisation et d'administration de baux interne pour effectuer la soustraction de baux. Le processus à six sigma proposé est le suivant:

Étape 1: Demandez au courtier d'exécuter le résumé du contrat de location sur un modèle de résumé de contrat de bail standard. Comme le résumé du courtier fournira souvent les conditions «prévues», et pas nécessairement les obligations légales, le fait de demander au courtier de compléter le modèle de résumé sert de contrôle de la qualité des problèmes dans le formulaire de bail. Étant donné que le courtier doit exécuter le résumé du contrat de location dans le cadre de la transaction de propriété, ce service ne devrait pas entraîner de frais supplémentaires.

Étape 2: Externalisez le travail d'abstraction de bail principal à des prestataires de services spécialisés. Les entreprises spécialisées effectuent ce type de travail à plein temps et sont extrêmement efficaces. Les fournisseurs de services sous-traitants peuvent généralement effectuer le travail avec un niveau de précision supérieur, pour une fraction du coût d'abstraction des administrateurs de baux internes.

Étape 3: Demandez aux administrateurs de contrat de location de prélever un échantillon statistique de la qualité des résumés de contrat de location reçus du fournisseur de services. Le processus de vérification des dates et des montants ne prend pas trop de temps et sert également à vérifier la qualité des performances du prestataire de services.

En résumé, l'expérience a montré qu'en utilisant ce processus simple en trois étapes, les entreprises réalisaient des économies de 20 à 30% grâce à la sous-traitance, ce qui augmentait considérablement la précision de la base de données sur l'administration des baux. Une plus grande précision réduira également le risque de paiement en trop des dépenses liées au contrat de location et des dates critiques manquées. De plus, le personnel interne de gestion des baux peut être redéployé vers d'autres activités qui favorisent les économies de portefeuille, telles que l'analyse de données, l'analyse comparative et les audits de postes de travail.

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